Os segredos de uma apresentação eficiente

Conheça a maior empresa brasileira de preparação de apresentações (e apresentadores) e suas dicas para não falhar na hora H

 

 

Parece fácil - e pode até ser - preparar uma apresentação. Mas para ficar realmente boa e impactante, dá trabalho. Dedicar-se ao tema com mais tempo e técnica pode fazer a diferença em sua carreira (Foto: Shutterstock)

Fazer uma boa apresentação – seja para o chefe, para o subordinado, para o cliente ou para um auditório lotado – é decisivo para a carreira de alguém. É nisso que acreditam 87% das 562 pessoas ouvidas em uma pesquisa elaborada pela SOAP, empresa brasileira referência em produção de apresentações e capacitação de palestrantes, em parceria com o instituto 

Data Popular. Já 81% dos profissionais concordam que apresentações ruins podem prejudicar a trajetória profissional.

Participaram do levantamento executivos e funcionários de grandes companhias, de diversos setores. Entre os entrevistados, 7% ocupavam cargos de CEOs ou de vice-presidentes. O objetivo do estudo foi entender como os executivos, que participam de reuniões e fazem uso do Power Point em sua rotina de trabalho, encaram o impacto de sua comunicação no desenvolvimento da própria carreira e na dos colegas.

Expor ideias, defender projetos, motivar a audiência, ganhar uma concorrência ou simplesmente justificar uma planilha de custos passam, inevitavelmente, pela capacidade de influenciar, despertar empatia e ganhar a confiança do ouvinte. O “como” fazer isso pode ser tão importante quanto o “o quê” se tem a dizer.

“Em uma apresentação, a pessoa não tem uma segunda chance”, afirma o egenheiro Eduardo Adas, fundador e CEO da SOAP. 

“O ouvinte não diz: ‘Olha, não entendi direito, mas vamos marcar outra reunião na semana que vem para você apresentar de novo.” Por esse motivo, ele afirma que seu trabalho é ajudar os profissionais em "momentos decisivos", seja ele uma reunião de orçamento com seu gestor, seja a venda de sua empresa para um grupo internacional, passando por qualquer outra decisão em que é fundamental convencer o interlocutor de algo importante para o negócio.

Na mesma pesquisa feita em parceria com o Data Popular, seis em cada dez pessoas afirmaram assistir a apresentações ao menos uma vez por semana, e 96% fazem apresentações dentro ou fora da empresa. No entanto, apenas 8% consideram as apresentações de sua empresa ótimas, e 65% dizem que poderiam ser melhores. Setenta e três por cento admitem que, em algumas circunstâncias, ficam inseguros antes de apresentações – especialmente os mais jovens.

 

O Power Point é útil?

Para 48% dos profissionais, apresentações corporativas remetem principalmente a Power Point. Sessenta e sete por cento, contudo, concorda totalmente que ainda que o conteúdo da apresentação seja bom, a performance do apresentador pode torná-la muito ruim. 

Adas concorda com a segunda afirmação. Por isso, seu método só envolve a utilização do programa no final do processo. “Setenta por cento do nosso trabalho é com o Power Point fechado”, diz ele. “Começar a montar uma palestra abrindo o Power Point é o mesmo que uma pessoa resolver fazer um filme, pegar a câmera e sair filmando. É preciso antes saber responder as seguintes perguntas: vai filmar o quê? Para quê?”.

Adas é uma pessoa conhecida entre os altos executivos das maiores empresas do Brasil. 

Pioneiro na consultoria focada exclusivamente em apresentações, ele fundou sua empresa em 2003, com o ex-sócio Joni Galvão. Em 2011, os dois publicaram o livro Super Apresentações - Como vender ideias e conquistar audiências (ed. Panda Books).

Ao longo de 12 anos de existência, a SOAP já produziu mais de 12 mil apresentações para companhias como Ambev, PepsiCo, Kimberly-Clark e Land Rover. Para isso, a empresa tem uma equipe que inclui designers e roteiristas profissionais, que ajudam o interlocutor a contar sua história, priorizando os pontos mais importantes para cada objetivo e situação.

A empresa nasceu como uma resposta de Adas aos colegas que gostavam das apresentações que ele preparava para si mesmo. “Intuitivamente, sempre que precisava falar em público, montava a história com começo, meio e fim”, afirma. É o hoje popular método de storytelling, amplamente difundido no mundo corporativo. “Meu objetivo é despertar a atenção no meu público, gerar entendimento e criar empatia.”

Intuição à parte, Adas trazia na bagagem o interesse por estudos de Programação Neurolinguística (PNL) (basicamente, é um sistema que pretende explicar como o cérebro humano capta e registra informações, com a finalidade de tornar a comunicação mais eficiente) e a intimidade com os meandros de diversas empresas, que conheceu no papel de consultor. Formado em Engenharia de Produção, o empresário fez carreira em consultorias estratégicas porque queria desenvolver o conceito de qualidade total (que tem o objetivo de extrair o máximo de qualidade não apenas dos processos internos das empresas, mas também da relação com todos os stakeholders).

Em 1993, Adas fundou sua primeira empresa, a Partner Consultoria e Treinamento. Durante 15 anos, comandou a companhia e, vira e mexe, estava ajudando alguém a montar alguma apresentação. Até que esses momentos se tornaram mais e mais recorrentes. Foi quando concluiu que havia mercado para uma assessoria formal nessa área. Seu tiro foi certeiro. 

Atualmente, a empresa tem 70 profissionais e uma filial em Portugal. Quem toca o dia a dia com Adas é o sócio e também engenheiro de formação Rogério Chequer (líder do movimento Vem para Rua, que organiza manifestações populares nas ruas, com a intenção de promover a “retomada da consciência cívica").

A dupla pretende não só continuar montando apresentações para os executivos, mas também capacitar quem quer que se interesse pelo tema a fazê-lo por conta própria. Fundaram o braço de treinamento do grupo, que oferece workshops, presenciais e online, abertos ao público e customizados para empresas, nos quais prometem destrinchar o método de trabalho que usam na companhia. “Nós ensinamos tudo o que fazemos”, diz Adas. “Não temos medo de concorrência". Isso porque seu objetivo é continuar atendendo os clientes de forma personalizada e, para isso, não podem crescer indefinidamente. Ele ressalta ainda que o negócio dá mais trabalho do que pode parecer para quem está de fora. "Por mais que alguém saiba como fazer, é difícil replicar com qualidade.”

A seguir, algumas dicas do que não fazer em uma apresentação:

 

1. Não comece pelo Power Point

Ordenar o conteúdo da apresentação em slides é a última etapa da preparação de uma palestra, segundo Eduardo Adas, CEO da SOAP. “Esse é apenas um apoio”, afirma.

 

2. Não faça slides desconexos

Em vez de jogar frases que não necessariamente conversam com o slide seguinte, conte uma história, com começo, meio e fim. 

 

3. Não vá despreparado

Segundo a pesquisa conduzida pelo Data Popular, 32% das pessoas levam até duas horas para apresentações importantes, e menos da metade (43%) dizem sempre fazer um roteiro antes.

Uma das etapas mais importantes do nosso trabalho é treinar o apresentador”, diz Adas. “Se ele não tiver familiaridade com o que vai dizer e não fizê-lo de maneira confiante, de nada adianta ter um Power Point ou qualquer outro apoio.”

Vale a mesma máxima que valia na escola: muito mais eficiente é entender o conteúdo da prova do que decorá-lo meia hora antes de ser desafiado.

Quanto mais confiante de que sabe o que vai falar estiver o palestrante, maior suas chances de atingir os objetivos da apresentação.

 

4. Não use os mesmos meios para diferentes fins

De acordo com a pesquisa realizada pelo Data Popular, 64% das empresas oferecem um layout padrão para os executivos. Nesses casos, a maioria dos executivos utiliza o recurso. É claro que essa ferramenta é positiva e ajuda muitos profissionais. No entanto, pode não ser a melhor maneira de comunicar aquilo que cada um pretende, em todos os casos. “As informações relevantes para um diretor de marketing são diferentes das que importam a um CEO”, diz Adas.

Saber priorizar de acordo com o contexto pode fazer toda a diferença no impacto que sua apresentação causará”.

 

6. Não espere que sua apresentação venda

“Raramente alguém fecha um negócio logo depois de ouvir a apresentação”, diz Adas. Segundo ele, um processo de venda – seja literalmente comercial, seja a aprovação de uma ideia – tem várias etapas. “Você precisa ter consciência de em que etapa está para atingir os objetivos necessários para avançar para a próxima.”

Fonte: http://epocanegocios.globo.com/Carreira/noticia/2015/11/os-segredos-de-uma-apresentacao-eficiente.html